Bước sang năm 2026, ngành vận tải đường bộ Việt Nam đang chứng kiến sự thay đổi mạnh mẽ về cấu trúc giá và cách thức vận hành. Với sự phát triển của các sàn giao dịch vận tải số và sự minh bạch hóa thông tin, việc đàm phán cước không còn đơn thuần là “mặc cả” giá cao thấp.
Đối với những người mới gia nhập thị trường, đàm phán cước vận tải là kỹ năng sống còn quyết định đến việc bạn có thể duy trì dòng tiền ổn định để trả nợ ngân hàng và có lãi hay không. Dưới đây là chiến lược đàm phán cước vận tải chuyên nghiệp giúp bạn giành lợi thế trước các chủ hàng lớn.
1. Hiểu rõ cấu trúc giá cước vận tải năm 2026
Trước khi bước vào bàn đàm phán, bạn phải nắm chắc “giá sàn” của chính mình. Nhiều người mới phạm sai lầm là báo giá dựa theo đối thủ mà không biết mình đang lỗ hay lãi.
Các chi phí cấu thành cước phí:
- Chi phí biến đổi: Xăng dầu (chiếm khoảng 35-40%), phí cầu đường (ETC), lốp xe, dầu mỡ.
- Chi phí cố định: Lương tài xế, bảo hiểm xe, phí đăng kiểm, phí đường bộ.
- Chi phí tài chính: Gốc và lãi vay mua rơ mooc/đầu kéo hàng tháng.
- Chi phí quản lý: Phí bến bãi, điện thoại, phần mềm giám sát hành trình.
Công thức cơ bản: Giá cước tối thiểu = (Tổng chi phí + Lợi nhuận kỳ vọng) / Số km vận hành. Khi nắm chắc con số này, bạn sẽ có sự tự tin để từ chối các đơn hàng “giá bèo” gây lỗ.
2. Nghiên cứu kỹ khách hàng và mặt hàng vận chuyển
Năm 2026, thông tin là sức mạnh. Đàm phán thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn hiểu khách hàng đến mức nào.
- Hàng nhạy cảm thời gian: Hàng nông sản, linh kiện điện tử cần giao gấp. Với loại này, bạn có thể đàm phán cước cao hơn dựa trên cam kết đúng giờ.
- Hàng yêu cầu thiết bị đặc thù: Nếu bạn sở hữu mooc lạnh chất lượng cao hoặc mooc sàn chuyên dụng cho hàng quá khổ, đó là “vũ khí” để đòi hỏi mức giá ưu đãi hơn so với mặt bằng chung.
- Tình trạng hàng hóa của khách: Khách đang bị tồn kho hay đang cần giải phóng hàng nhanh để kịp chuyến tàu? Nếu khách đang gấp, lợi thế thuộc về bạn.
3. Chiến thuật “Bán giá trị” thay vì “Bán giá rẻ”
Sai lầm lớn nhất của người mới là dùng giá rẻ để cạnh tranh. Giá rẻ chỉ mang lại khách hàng vãng lai, nhưng dịch vụ tốt mới mang lại khách hàng trung thành.
Thay vì nói “Giá tôi thấp nhất”, hãy nói:
- “Dàn rơ mooc của tôi đời 2026, đảm bảo không hỏng hóc dọc đường, hàng của anh/chị sẽ đến cảng đúng giờ tàu chạy.”
- “Hệ thống định vị GPS của tôi cho phép anh/chị theo dõi hành trình hàng hóa 24/7 qua ứng dụng di động.”
- “Tài xế của tôi có kinh nghiệm chạy đường đèo dốc, cam kết không làm va đập, hư hại seal hàng.”
Chủ hàng thông minh năm 2026 luôn sẵn lòng trả thêm 5-10% cước để mua sự an tâm, thay vì chọn giá rẻ nhưng rủi ro trễ chuyến hoặc hỏng hàng.
4. Kỹ thuật đàm phán cước “Đôi bên cùng có lợi” (Win-Win)
Trong vận tải, sự bền vững quan trọng hơn lợi nhuận tức thời. Đừng cố “chặt chém” khách hàng ở những chuyến đầu tiên.
- Đàm phán theo sản lượng: “Nếu anh/chị cam kết đi 10 chuyến/tháng, tôi sẽ chiết khấu 3-5% trên tổng cước.”
- Đàm phán theo lượt về: Nếu khách có hàng lượt về cho bạn, hãy giảm nhẹ giá lượt đi. Việc xe có hàng cả hai chiều là chìa khóa để đạt lợi nhuận cực lớn dù cước từng chiều không quá cao.
- Điều khoản điều chỉnh giá xăng dầu: Năm 2026 biến động giá dầu vẫn khó lường. Hãy đưa vào hợp đồng điều khoản: “Nếu giá dầu tăng/giảm quá 10%, hai bên sẽ ngồi lại điều chỉnh cước.” Điều này bảo vệ bạn khỏi việc lỗ nặng khi giá dầu “nhảy múa”.
5. Tận dụng sức mạnh của cộng đồng và công nghệ
Người mới đừng nên đi một mình. Hãy tham gia vào các hội nhóm vận tải và sử dụng các sàn giao dịch vận tải uy tín.
- Tham khảo giá thị trường: Thường xuyên cập nhật giá cước trên các tuyến đường trọng điểm qua các diễn đàn vận tải vệ tinh.
- Xây dựng mạng lưới: Đôi khi bạn không có xe trống nhưng khách cần gấp, hãy giới thiệu cho đồng nghiệp. Ngược lại, họ sẽ “bắn” đơn hàng cho bạn khi bạn đang trống mooc.
- Sử dụng phần mềm quản lý: Việc trình bày một báo giá chuyên nghiệp qua file PDF hoặc ứng dụng quản lý vận tải sẽ tạo ấn tượng tốt hơn rất nhiều so với việc nhắn tin báo giá qua Zalo một cách sơ sài.
6. Các “chiêu bài” tâm lý trong bàn đàm phán
- Sự khan hiếm: “Tuần sau là mùa thu hoạch thanh long, dàn mooc lạnh của tôi hầu như đã có khách đặt trước, nếu anh chốt sớm tôi sẽ ưu tiên giữ xe.”
- Lùi một bước để tiến hai bước: Nếu khách chê giá cao, đừng giảm giá ngay. Hãy hỏi: “Anh/chị cần cắt giảm yêu cầu nào để phù hợp với mức giá đó? Giảm bảo hiểm hàng hóa hay chấp nhận thời gian giao hàng chậm hơn?” Thông thường khách sẽ chấp nhận giá ban đầu để giữ chất lượng dịch vụ.
7. Những điều tuyệt đối lưu ý khi chốt hợp đồng cước
Sau khi đàm phán bằng miệng, mọi thứ phải được cụ thể hóa bằng văn bản hoặc xác nhận qua email/tin nhắn chính thức.
- Phí chờ (Demurrage): Quy định rõ sau bao nhiêu tiếng chờ bốc/dỡ hàng khách phải trả thêm tiền. Người mới thường mất rất nhiều tiền vì xe nằm chờ cả ngày mà không có bù đắp.
- Thời hạn thanh toán: Năm 2026, dòng tiền là máu. Ưu tiên khách thanh toán ngay hoặc trong vòng 7 ngày. Tránh các khách hàng nợ gối đầu quá lâu gây đứt gãy vốn trả nợ ngân hàng.
Kết luận
Đàm phán cước vận tải là một nghệ thuật cần sự kiên nhẫn và tích lũy kinh nghiệm. Đối với người mới bắt đầu trong năm 2026, hãy tập trung vào việc xây dựng sự chuyên nghiệp và uy tín. Khi khách hàng tin tưởng vào chất lượng rơ mooc và thái độ phục vụ của bạn, giá cả sẽ không còn là rào cản lớn nhất.
Hãy nhớ rằng: Một hợp đồng cước tốt là hợp đồng giúp bạn có đủ chi phí bảo trì xe, trả lương xứng đáng cho tài xế và mang về lợi nhuận để phát triển đội xe mạnh mẽ hơn trong tương lai.
