Đối với các doanh nghiệp logistics sở hữu hàng trăm, hàng ngàn rơ moóc, việc quản lý tài sản trên sổ sách thường có khoảng cách lớn so với thực tế tại bãi. Rơ moóc là tài sản có tính di động cao, dễ bị “bỏ quên” tại kho khách hàng hoặc bị tráo đổi phụ tùng nếu không được kiểm soát. Quy trình kiểm toán tài sản định kỳ (thường là 6 tháng hoặc 1 năm) là hoạt động bắt buộc để xác nhận sự tồn tại, tình trạng và giá trị thực tế của đội xe.
Tại Tân Thanh, chúng tôi khuyến khích khách hàng áp dụng quy trình kiểm toán 4 bước chuẩn hóa để bảo vệ tối đa nguồn vốn đầu tư.
1. Mục tiêu của Kiểm toán Rơ moóc
- Xác minh sự tồn tại: Đảm bảo rơ moóc có số khung (VIN) khớp với sổ sách kế toán.
- Đánh giá tình trạng: Phân loại tài sản (Tốt – Trung bình – Kém) để lập kế hoạch bảo trì hoặc thanh lý.
- Tuân thủ pháp lý: Kiểm tra thời hạn đăng kiểm, bảo hiểm và phù hiệu vận tải.
- Kiểm soát chi phí: Đối soát lịch sử thay thế phụ tùng để tránh gian lận.
2. Quy trình kiểm toán thực địa 4 bước
Bước 1: Chuẩn bị và Đối soát dữ liệu (Desktop Audit)
- Kết xuất danh mục tài sản từ phần mềm kế toán hoặc TMS.
- Phân nhóm tài sản theo vị trí (Bãi xe, Cảng, Kho khách hàng).
- In mẫu phiếu kiểm kê có mã QR/Barcode tương ứng với từng xe.
Bước 2: Kiểm tra Thực địa (Physical Inspection)
- Nhận diện tài sản: Kiểm tra biển số và đối chiếu số khung (VIN) đóng trên dầm xe. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất.
- Kiểm tra ngoại quan: Chụp ảnh 4 mặt rơ moóc để ghi nhận tình trạng kết cấu thép, sơn và các biến dạng (nếu có).
- Kiểm tra phụ tùng chính: Ghi lại mã số lốp, tình trạng trục và hệ thống phanh. Việc này giúp phát hiện tình trạng tráo đổi lốp mới thành lốp cũ.
Bước 3: Đánh giá Giá trị và Khả năng vận hành
- Kiểm tra hồ sơ đăng kiểm và nhật ký sửa chữa (M&R logs).
- Xác định các xe đang nằm chờ sửa chữa quá lâu (Downtime) và lý do.
- Đối soát với dữ liệu GPS (nếu có) để xác nhận quãng đường xe đã chạy thực tế so với chỉ số trên đồng hồ (nếu có lắp).
Bước 4: Tổng hợp và Báo cáo (Reporting)
- Lập danh sách các tài sản bị thiếu hoặc không xác định được vị trí.
- Đề xuất thanh lý đối với các rơ moóc có chi phí vận hành cao hơn giá trị mang lại.
- Cập nhật giá trị tài sản sau khấu hao vào bảng cân đối kế toán.
3. Công cụ hỗ trợ kiểm toán hiện đại
Để tăng độ chính xác và giảm thời gian kiểm toán, doanh nghiệp nên áp dụng:
- Gắn thẻ RFID/QR Code: Giúp kiểm kê nhanh bằng thiết bị cầm tay mà không cần leo lên xe đọc số khung thủ công.
- Sử dụng Drone: Đối với các bãi xe rộng lớn với hàng ngàn rơ moóc, Drone giúp đếm số lượng và xác định vị trí tài sản chỉ trong vài phút.
- App kiểm kê di động: Cho phép nhân viên hiện trường cập nhật ảnh chụp và tình trạng xe trực tiếp lên hệ thống trung tâm theo thời gian thực.
4. Xử lý các sai lệch sau kiểm toán
- Tài sản bị thiếu: Phối hợp với bộ phận điều độ để truy xuất lịch sử chuyến hàng cuối cùng. Nếu mất tích, cần kích hoạt quy trình truy tìm rủi ro.
- Phụ tùng bị tráo đổi: Làm việc với tài xế và bộ phận kỹ thuật để làm rõ trách nhiệm. Đây là cơ sở để thắt chặt quy trình quản lý bãi và xưởng sửa chữa.
5. Lợi ích từ chất lượng sản phẩm Tân Thanh trong kiểm toán
Sở hữu rơ moóc Tân Thanh giúp quy trình kiểm toán trở nên dễ dàng hơn nhờ:
- Số khung rõ ràng, bền bỉ: Vị trí đóng số khung tiêu chuẩn, dễ tìm và không bị mờ theo thời gian.
- Hồ sơ gốc minh bạch: Tân Thanh cung cấp đầy đủ chứng chỉ xuất xưởng và hỗ trợ tra cứu lịch sử bảo hành chính hãng.
- Giá trị định giá cao: Giúp bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp luôn ở trạng thái lành mạnh nhờ giá trị thanh lý của sản phẩm Tân Thanh luôn dẫn đầu thị trường.
6. Kết luận
Kiểm toán tài sản rơ moóc không chỉ là hoạt động kiểm soát mà là cơ hội để nhà quản lý “khám sức khỏe” cho đội xe. Một quy trình kiểm toán định kỳ, chuyên nghiệp sẽ tạo ra văn hóa trách nhiệm trong toàn doanh nghiệp, từ tài xế đến nhân viên kỹ thuật, đảm bảo mỗi chiếc rơ moóc đều là một công cụ sinh lời hiệu quả.
